Considerações sobre o uso do novo e-mail da UNISC via Google

Existem alguns pontos que precisamos levar em consideração sobre o uso do novo e-mail da UNISC através do serviço G-Suite do Google, especialmente para os colaboradores que trocam muita informação por e-mail em um curto espaço de tempo.

Limites do Google

A informação que consta no Acordo de Nível de Serviço (ou SLA em inglês) com o Google é que podemos enviar 100 (cem) e-mails por hora e no máximo 2.000 (dois mil) e-mails por dia. Caso a conta de e-mails seja recente, esses limites são inferiores. Estas informações estão disponíveis em: https://support.google.com/a/answer/166852?hl=pt-BR

Explanação sobre o assunto:

No momento da migração até um determinado tempo após a sua efetivação, todas as contas de e-mail da UNISC são consideradas novas pelo Google. Ou seja, apesar de termos mantido o endereço de e-mail, a caixa postal eletrônica para o Google é recente. Por isso, as nossas contas se enquadram no que eles chamam de contas de avaliação e, como mencionado anteriormente, os limites para elas são menores por um determinado período de tempo.

Esses “limites inferiores” não são divulgados pelo Google, mas possuem um motivo simples: evitar SPAM. O Google é extremamente efetivo no combate ao SPAM, tanto no recebimento quanto no envio. Em um contato técnico com o suporte do Google, foi informado que não podem explicar claramente como são essas regras, pois pessoas mal intencionadas podem tentar burlar essas regras justamente para enviar e-mails indesejados.

Ao enviarmos mensagem que se enquadre como suspeita ou inadequada pelas regras do Google, recebemos uma advertência automática como na imagem da abaixo (Figura 1).

Figura 1: Imagem da tela de bloqueio de mensagem enviada por suspeita de Spam

Onde Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. é o endereço do destinatário que você tentou enviar o e-mail. O aviso leva a entender que o destinatário está bloqueando a mensagem, porém é o sistema antispam do Google impedindo que você envie o e-mail por suspeita de ser spam, ou por ter atingido algum limite de envio já mencionado.

Cada item suspeito gera uma pontuação na hora de enviar o e-mail, e quanto mais alta a pontuação, maior será o risco da mensagem ser bloqueada automaticamente.

Fatores que devem ser considerados para envio de e-mail

Número de destinatários: Evite colocar mais de 10 destinatários numa mesma mensagem, pelo menos nesse período inicial. Não quer dizer que você será bloqueado instantaneamente se fizer isso, mas aumenta consideravelmente o risco do Google classificar sua mensagem como SPAM. Por destinatários entende-se cada endereço de e-mail que constam nos campos “para”, “cc” ou “cco” na mensagem que está enviando.

Observe o exemplo da figura 2 que existem 5 (cinco) destinatários.

Figura 2: Exemplo de envio de e-mail para cinco destinatários.

Caso exista uma necessidade frequente de enviar mensagem para muitos destinatários, orientamos que se abra um ticket para o setor de informática informando a situação. A partir disso será indicada a melhor forma para o envio. Alguns casos funcionam bem usando-se “grupo” de destinatários, e em outros casos pode ser criada uma “lista”. Mas isso pode ser explicado caso a caso, após a abertura do ticket.

Dicas

1 - Período de envios: Não deixe para enviar ou responder todos os e-mails de uma única vez. Hábitos como ir acumulando e-mails e responder todos de uma única vez também podem influenciar na avaliação do sistema do Google. Quanto mais espaçado no tempo puderem ser os envios, menor será a pontuação que você irá atingir e menor o risco de ser bloqueado.

2 - Links: Cuide os links no conteúdo do e-mail. Mesmo que não seja a parte que você está respondendo. O Google é extremamente cauteloso com links, muitas vezes bloqueando seu envio.

Exemplo seria o recebimento deste e-mail:

Quando responder a este e-mail, você verá que o link que foi recebido permanecesse no e-mail, mesmo que não seja de sua autoria. Esta seria uma resposta, por exemplo:

Para evitar problemas, o correto na hora de enviar é remover estes trechos com link, ou, caso não seja possível, retirar o “hiperlink”. Para isso, clique nos 3 pontinhos para visualizar o e-mail recebido.

Feito isso, selecione a parte onde tem o hiperlink e irá aparecer a opção de remover.

3 - Assunto ou conteúdo com palavras chaves: Algumas outras situações podem acontecer dando algum transtorno. Palavras como boleto, fatura, podem ser classificados como perigosos e não permitir o envio. Então, caso ocorra, usem sinônimos. Este caso não é muito comum de acontecer, mas acontece. E até faz sentido, pois são palavras muito usadas em e-mail fraudulentos.

4 - Assinaturas: Tome cuidado com a sua assinatura. Uso de muitos links pode causar bloqueios, portanto, evite.